Die Automatisierung kann Unternehmen revolutionieren, da sie Kosten minimiert, den Kundenservice optimiert und Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Jedoch ist es äußerst zeit- und ressourcenintensiv, die richtigen Prozesse für die Automatisierung zu finden. Zudem besteht die Gefahr, dass Unternehmen Automatisierungschancen übersehen und mehr als erforderlich investieren.
Dafür gibt es zwei wichtige Gründe: Unternehmen stehen vor der Herausforderung die geeigneten Prozesse zu priorisieren und beginnen mit der Automatisierung, ohne zu berücksichtigen, wie sie die betreffenden Prozesse optimieren, neu strukturieren oder sogar vollständig eliminieren können.
Mit Process Intelligence (PI) sind Unternehmen in der Lage, die Vorteile der Automatisierung schneller zu nutzen. Denn PI unterstützt sie dabei, die geeignetsten Prozesse für die Automatisierung zu identifizieren und zu priorisieren, und verhilft ihnen so zu einem schnelleren Return on Investment (ROI).
Vorteile von Process Intelligence
Die meisten Unternehmen entwickeln heutzutage Prozessmodelle, um die Ausführung von Prozessen abzubilden, und speichern diese Modelle als Best Practice in Prozessdefinitionsdokumenten (PDDs).
Die Dokumentation von Geschäftsprozessen ist jedoch zeitaufwendig und kostspielig. Denn dafür ist ein Beraterteam notwendig, das verschiedene Interessengruppen befragt – und das Ergebnis ist oft ein lückenhaftes Verständnis davon, wie ein Prozess von A bis Z funktioniert. Das kann zu Investitionen im Bereich der Automatisierung führen, die nicht den erhofften Geschäftswert bringen oder nicht das volle Potenzial der intelligenten Automatisierung (IA) ausschöpfen können. Hier kommt Process Intelligence ins Spiel, denn sie erstellt einen ungefilterten, unbearbeiteten Ablauf jeder Prozessiteration von Anfang bis Ende. Diese zeitlichen Abläufe werden analysiert und können so verglichen, gefiltert, durchsucht und aggregiert werden.
PI visualisiert zudem den Workflow in jeder Phase eines Prozesses und zeigt Verzögerungen, Engpässe und Sonderfälle auf. Somit bietet es einen realistischen Einblick in die End-to-End-Prozessausführung. Diese Methode bietet Anwendern vollständige Transparenz über den gesamten Prozess – selbst wenn einige Schritte von mehreren Systemen ausgeführt werden.
Die numerische Analysemethode von PI funktioniert für alle Arten von Prozessen gleichermaßen gut – egal, ob einfache oder komplexe Abläufe – und verwendet umfassende Filterfunktionen, um erkannte Probleme näher zu untersuchen und Chancen für eine grundlegende Prozessoptimierung auszuwerten. Zugleich ermöglicht PI messbare, datengestützte ROI-Berechnungen basierend auf der Anzahl der Transaktionen und Prozessschritte, der Prozessdauer und den Kosten pro Transaktion.
Process Intelligence ist weder aufwendig noch kostspielige und bietet eine durchgängige Prozesstransparenz, damit Unternehmen hochriskante oder kostenintensive Arbeitsweisen identifizieren können, die sonst unbemerkt blieben.
Jedoch sollte die Prozessautomatisierung nicht funktionierender oder schlecht umgesetzter Prozesse vermieden werden – PI trägt dazu bei, genau das zu erreichen: denn Prozesse werden bei der Ausführung genau überprüft, wodurch Teams bereits vor der Prozessautomatisierung Probleme erkennen, analysieren und beheben können. So lassen sich dysfunktionale Prozesse, die ansonsten die Kosten der Automatisierungsentwicklung erhöhen und die Rentabilität verzögern würden, vermeiden oder reparieren.
Die Zeit nach der Ersteinrichtung und Priorisierung
Auch nach der Einführung und Inbetriebnahme neuer Prozesse bietet Process Intelligence zahlreiche Vorteile. Denn die Lösung überwacht Prozesse nahezu in Echtzeit – jede Iteration wird beobachtet und Prozesszuständige werden bei Abweichungen, die zu Verzögerungen oder anderen Problemen führen können, alarmiert.
Außerdem ermöglicht PI Unternehmen eine ständige Optimierung der Prozesse und steigert den ROI mit einer schnelleren und intelligenteren Prozessgestaltung. Beispielsweise trägt das automatisierte Prozess-Monitoring in gemischten Szenarien (Software-Roboter mit Einbindung von Mitarbeitern) zum Schutz der Kapitalrendite bei. Unternehmen können detaillierte Szenarien oder Bedingungen vorgeben, die zum richtigen Zeitpunkt in Echtzeit Alarme an die Verantwortlichen senden. Diese Funktionen werden durch verständliche, messbare Daten zu den finanziellen Auswirkungen gestützt, die täglich automatisch aktualisiert und überprüft werden. Damit erhalten Unternehmen eine grundsolide Argumentationshilfe für künftige Automatisierungsvorhaben.
Die Compliance ist ein weiterer Bereich, in dem PI einen Mehrwert bietet. Benutzer haben die Möglichkeit, Prozessregeln im Einklang mit den Compliance-Anforderungen des Unternehmens zu definieren und das System anzuweisen, auf Verstöße zu achten. Wird gegen eine oder mehrere dieser Regeln verstoßen, alarmiert das System sofort die Benutzer. Diese können dann die Abweichung umgehend beheben und derartige Regelverstöße für die Zukunft verhindern.
Mit PI lassen sich Alarmregeln auch so einstellen, dass Probleme nach einem ausgelösten Alarm automatisch behoben werden. Damit kann ein Problem rechtzeitig erkannt und gelöst werden, bevor es die Compliance gefährdet. Unternehmen vermeiden damit, dass Probleme erst dann bemerkt werden, wenn diese bereits weitere Störungen im Workflow zufolge hatten – oder noch schlimmer: wenn ein Compliance-Verstoß gemeldet wurde.
Fazit
Es steht außer Zweifel, dass Unternehmen in Zukunft noch stärker auf intelligente Automatisierung setzen werden, um effizientere Modelle zu entwickeln und so die Kundenerwartungen zu erfüllen, aber auch, um sich gegenüber neuen Unternehmen am Markt zu behaupten und den immer strengeren Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.
Die Möglichkeiten für die digitale Transformation sind nahezu unbegrenzt. Jedoch bedeuten grundlegende Veränderungen in der Regel einen hohen Arbeitsaufwand und können Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Process Intelligence vereinfacht die intelligente Automatisierung in einem nie dagewesenen Ausmaß und macht langwierige Begutachtungen der Funktionsweise und Priorisierung von Prozessen überflüssig.
In erster Linie verhilft Process Intelligence Unternehmen zu einem schnelleren ROI und trägt dazu bei, dass auch zukünftige Automatisierungsvorhaben von Erfolg gekrönt sind und Unternehmen ihr Wachstumspotenzial voll ausschöpfen können.
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