Betriebsprüfung – kein Grund für Alarmstimmung!

Eine Betriebsprüfung hat in der Regel wenig gemein mit dem Szenario eines Fernsehkrimis. Darüber hinaus handelt es sich bei Betriebsprüfern auch nicht um „Ermittler“, die gezielt nach Steuersündern fahnden. Was jedoch stimmt: Alle Betriebsprüfer sind auf bestimmte Branchen spezialisiert. Sie kennen also durchaus die „Tricks“, mit denen Unternehmen versuchen, Steuern zu sparen.

Grundsätzlich ist es nicht verboten ist, alle legalen Steuervorteile auszuschöpfen. Es geht also eher darum, ob die Buchhaltung korrekt ist und ob alle Einnahmen und Ausgaben plausibel belegbar sind. Am Ende soll die Frage geklärt werden, ob ein Unternehmen alle Steuern korrekt bezahlt hat oder ob Steuernachzahlungen fällig werden.

Wie kommt es überhaupt zu einer Betriebsprüfung?

Grundsätzlich muss es keine Verdachtsmomente für Unstimmigkeiten geben, um eine Betriebsprüfung anzuordnen. Jeder Unternehmer sollte davon ausgehen, dass man irgendwann in einem Zeitraum von 10 Jahren an der Reihe ist. Ansonsten kursieren immer wieder Mythen über eigene Mitarbeiter, Bekannte, Freunde und Verwandte, die dem Finanzamt einen „Tipp“ geben. Solche Anschwärzungen beim Finanzamt kommen aber eher selten vor. Es ist auch nicht so, dass nur bei begründetem Verdacht auf „Schwarzgelder“ geprüft wird.

Dass das Finanzamt immer etwas findet, weil es etwas finden will, ist ebenfalls eine Legende, die so nicht stimmt: Wer korrekt alle Steuern abgeführt hat, wird auch nicht willkürlich zur Kasse gebeten.

Was benötigt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung?

Wenn Betriebsprüfer im Rahmen der Terminvereinbarung den Prüfungszeitraum bekannt gegeben haben, sollten alle Unterlagen so zu Verfügung stehen, dass der Betriebsprüfer ohne Verzögerung Einblick in alle Konten und Belege hat. Zum Standard einer Betriebsprüfung gehören Kontoauszüge, Rechnungs- und Kassenbelege, betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Gewinnermittlung sowie Gehaltsabrechnungen samt der dazugehörigen Nachweise zu den geleisteten Sozialabgaben.

Betriebsprüfer haben das Recht auf Einsicht in alle relevanten Dokumente. Andernfalls können sie empfindliche Strafgebühren anberaumen, wenn die Belegpflicht nicht oder in einer unzumutbaren Form erfüllt wird. Als unzumutbar gelten unstrukturierte Unterlagen, die nicht den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen.

Wie und wo läuft eine Betriebsprüfung ab?

Eine Betriebsführung wird vorher schriftlich angekündigt – mit einer Vorlaufzeit von zwei bis vier Wochen. In besonderen Fällen, wie zum Beispiel Abwesenheit wegen Krankheit, durch einen Urlaub oder wegen einer längeren Dienstreise, kann eine Terminverschiebung beantragt werden. Aber ratsam ist der Antrag auf Terminverschiebung grundsätzlich nicht. Das Finanzamt erwartet die aktive Mitwirkung des zu prüfenden Unternehmens.

Die Prüfung selbst beginnt mit einem Vorgespräch, das man betont sachlich führen sollte. Es gibt erfahrene Prüfer, die durch geschickte Gesprächsführung gerne auch mal die Privatsphäre streifen, um Zusatzinformationen zu Lebensstil und Lebensverhältnissen zu gewinnen. Es geht also, um es mit einem einfachen Klischee zu beschreiben, um ein eventuelles Missverhältnis zwischen eher bescheidenen Umsätzen und kostspieligen Hobbys, Urlauben oder Lebensgewohnheiten. Falls ein Steuerberater – am besten zu einem vorher vereinbarten festen Honorar – bestellt wurde, sollte ihm allein die Gesprächsführung überlassen werden.

Wie umfangreich ist eine Betriebsprüfung?

Die Ankündigung enthält auch Informationen darüber, was geprüft wird und welcher Prüfungszeitraum angesetzt ist. Gewöhnlich werden drei abgeschlossene Geschäftsjahre unter die Lupe genommen. Man sollte sich allerdings besser auf einen Zeitraum von 5 Jahren vorbereiten. Denn wenn Unstimmigkeiten entdeckt werden, kann auch auf ältere Unterlagen zurückgegriffen werden, für die eine Aufbewahrungspflicht von mindestens fünf Jahren besteht.

Wo wird geprüft?

Betriebsprüfungen sind als sogenannte „Außenprüfungen“ angesetzt. Gewöhnlich bestimmt das Finanzamt die Räumlichkeiten des Unternehmens als Prüfungsort – oder den privaten Wohnsitz eines Unternehmens, wenn keine geeigneten Räume zur Verfügung stehen. Ansonsten können sich die Prüfer auch die Unterlagen ins Finanzamt bestellen. In begründeten Fällen sind Prüfer auch bereit, die Unterlagen im Büro des Steuerberaters zu sichten.

Es muss auf jeden Fall gewährleistet sein, dass die Betriebsprüfer unverzüglichen Zugriff auf feste Ansprechpartner bei Rückfragen haben. Diese sind gegenüber dem Finanzamt zu benennen. Es handelt sich dann mindestens um den Inhaber oder Geschäftsführer des Unternehmens oder einem von ihm bestellten Vertreter, also einen Steuerberater, der zu allem Rede und Antwort steht. Natürlich kann bei größeren Betrieben auch die Abteilungsleitung der Buchhaltung als fester Ansprechpartner benannt werden.

Wonach suchen Betriebsprüfer des Finanzamts bevorzugt?

Betriebsprüfer sind spezialisiert auf die Geschäftsmodelle und Gepflogenheiten bestimmter Branchen, zum Beispiel von Einzel- oder Großhandelsunternehmen, Handwerks- und Gastronomiebetrieben, Dienstleistern, Baufirmen oder E-Commerce-Unternehmen. Und das bedeutet, dass sie zum Beispiel anhand von Wareneinkäufen ermitteln können, welche Umsatzgrößen „eigentlich“ aufgrund spezieller Wareneingänge realistischer wären als die Umsätze, die „offiziell“ gebucht wurden. Wenn solche Ungereimtheiten auftauchen, greifen Finanzämter zu den allseits gefürchteten Schätzverfahren – und können zudem ein Strafverfahren anordnen.

Geprüft wird allerdings nicht nur, ob ein Unternehmen bewusst Umsatz- und Körperschaftssteuern vorenthalten hat. Das Finanzamt geht also nicht automatisch davon aus, es mit Steuersündern zu tun zu haben.

Geprüft werden auch zahlreiche Routinen oder Kleinigkeiten, die versehentlich oder im Rahmen einer zu ehrgeizigen Steueroptimierung zu Unstimmigkeiten führen können. Beliebte Prüfungsobjekte sind Fahrtenbücher, die geführt werden, um der pauschalen 1-Prozent-Versteuerung zu entgehen, Geschäftsführergehälter (unter dem Aspekt möglicher verdeckter Gewinnausschüttungen) oder Zuwendungen an Mitarbeiter und Kunden, die ggf. nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.

Fazit: Korrekte und kontinuierliche Buchhaltung ist die Mindestvoraussetzung, eine Betriebsprüfung schadlos zu überstehen

• Wer alle formalen Aspekte sicher im Griff hat, muss sich keine Sorgen machen, wegen formaler Ungenauigkeiten nachträglich zur Kasse gebeten zu werden.
• Eine Betriebsprüfung lässt sich gut vorbereiten, indem Ansprechpartner genau festgelegt werden und sämtliche Unterlagen griffbereit vorliegen.
• Wenn eine Betriebsführung ins Haus steht, sollte keine helle Aufregung herrschen. Sachlichkeit, Kooperationsbereitschaft und aktive Mitwirkung sorgen dafür, dass eine Prüfung zügig abgeschlossen wird.